¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica ha emergido como solución esencial en el mundo empresarial actual. Se trata de un documento digital que sustituye a la factura en papel, garantizando su validez legal y facilitando su gestión.
Definición y características generales
La factura electrónica es un documento digital que registra la venta de bienes o servicios entre un emisor y un receptor. Este documento es emitido, recibido y, en ocasiones, almacenado en formato electrónico, que ofrece diversas ventajas frente al formato tradicional.
- Formato estructurado que permite una mejor gestión y seguimiento.
- Posibilidad de uso de firmas electrónicas para garantizar su autenticidad.
- Comunicación inmediata y transferencia automática de datos entre sistemas.
Diferencias entre factura electrónica y en papel
Las facturas electrónicas y las facturas en papel presentan distintas diferencias significativas. Estas variaciones afectan tanto a la forma de generación como a su gestión.
- Forma de emisión: La factura electrónica se crea y envía a través de plataformas digitales, mientras que la factura en papel requiere impresión física.
- Gestión documental: La factura electrónica facilita la clasificación y almacenamiento en sistemas digitales, eliminando la necesidad de espacio físico.
- Seguridad: Las facturas electrónicas pueden estar encriptadas y utilizar firmas digitales, asegurando su integridad y autenticidad.
- Costes: El uso de facturas electrónicas reduce costes asociados a la impresión, envío y almacenamiento físico.
Tipo de formatos de factura electrónica
Existen varios formatos que se pueden utilizar para las facturas electrónicas. Cada uno de ellos tiene características y aplicaciones diferentes, adaptándose a las necesidades de los usuarios.
- Facturas en PDF: Formatos comunes que son fáciles de generar y entregar, pero no siempre cumplen con las especificaciones técnicas requeridas en todos los casos.
- Facturas en formato XML: Permiten una integración más sencilla con sistemas de gestión, ya que son estructuradas y pueden contener información detallada en un formato legible por máquinas.
- Facturas en EDI: Utilizadas principalmente para la comunicación entre empresas, este formato permite el intercambio de documentos según normas estandarizadas.
Contexto normativo de la facturación electrónica
El contexto normativo de la facturación electrónica en España se ha ido consolidando mediante diversas leyes y regulaciones que buscan promover la digitalización y transparencia en las operaciones comerciales. Es importante conocer las distintas normativas que regulan esta práctica.
La Ley Crea y Crece
La Ley Crea y Crece, aprobada el 28 de septiembre de 2022, es uno de los pilares fundamentales en la regulación de la facturación electrónica. Esta normativa busca promover la modernización del tejido empresarial español, facilitando la creación y crecimiento de empresas. Uno de sus objetivos es reducir los plazos de pago y fomentar la transparencia en las transacciones comerciales.
La ley establece que las empresas que superen un volumen de operaciones de 8.000.000 de euros tendrán que emitir facturas electrónicas en un plazo de un año después de la aprobación del reglamento correspondiente. Las empresas con menor volumen de operaciones dispondrán de un plazo de dos años para su adaptación.
Otras normativas relacionadas
Además de la Ley Crea y Crece, otras normativas contribuyen a establecer el marco jurídico de la facturación electrónica en España. Algunas de estas leyes incluyen:
- Ley 25/2013: Esta ley busca promover la facturación electrónica en las relaciones comerciales con administraciones públicas, exige que las entidades que trabajan con el sector público utilicen este sistema de facturación.
- Normativa sobre seguridad en las transacciones electrónicas: Establece requisitos técnicos para garantizar la seguridad y la integridad de las facturas enviadas y recibidas de forma electrónica.
- Directivas europeas: España debe regirse también por directrices de la Unión Europea que fomenten la digitalización y establecen requisitos mínimos para la facturación electrónica.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
La nueva normativa afecta a una amplia gama de empresas y autónomos que realicen actividades económicas. En concreto, deben emitir facturas electrónicas:
- Autónomos que superen el límite de 8.000.000 de euros en volumen de operaciones.
- Pequeñas y medianas empresas (pymes) que son capaces de llegar a este volumen de operaciones, que tendrán que prepararse para la transición a la facturación electrónica.
- Grandes empresas, que muchas veces operan ya con sistemas digitales, adaptándose más fácilmente a las nuevas regulaciones.
- Cualquier entidad que trabaje con las administraciones públicas, conforme a las leyes estables de la contratación pública.
En resumen, la normativa sobre la facturación electrónica no sólo se aplica a un tipo de empresa, sino que exige una adaptación generalizada al nuevo sistema de facturación, y desde Micrològic le podemos dar soluciones para poder implantarla en su organización de una forma sencilla y económica.